Omgang met gasten

Methodiek

INLIA heeft een methodiek ontwikkeld om de opvang soepel te laten verlopen. Deze methodiek is gebaseerd op het principe van gastheerschap en gast - in veel andere culturen ook een bekend en doorleefd begrip.

Centraal hierin staat dat u gastheer/gastvrouw bent en dat de statushouders die u ontvangt uw gasten zijn. Een gastheer verwelkomt zijn gasten respectvol, vriendelijk en aandachtig. U benoemt nadrukkelijk dat de gast erop mag vertrouwen dat u zich een goede gastheer toont en er andersom op vertrouwt dat uw gast zich als een goede gast gedraagt. Daarbij benoemt u dat andere gasten ook uw gasten zijn. Deze aanpak geeft mensen een eigen verantwoordelijkheid als gast en maakt dat u samen de verantwoordelijkheid deelt voor de (sfeer in de) opvang. Gasten waarderen deze aanpak zeer.

Het is onze ervaring dat deze methodiek helpt een goede sfeer te creëren en incidenten te voorkomen of beheersen. Respect, vertrouwen en gedeelde verantwoordelijkheid reguleren de omgangsvormen.  Er is bewust geen beveiliging, dat past niet in de relatie gastheer – gast. En in die relatie ligt de veiligheid. 

Heet mensen dus hartelijk welkom, heb aandacht voor hen, licht toe dat u gastheer bent en zij gasten. Leg pas daarna de huisregels uit – op respectvolle toon. Handhaaf gezamenlijk waar nodig.
Ter inspiratie: een voorbeeld van een set huisregels die u aan uw gasten kunt voorleggen en voor akkoord laten ondertekenen, kunt u hier downloaden. 

Taal & communicatie

Bij gasten die geen (of gebrekkig) Nederlands of Engels spreken brengen apps zoals Google Translate uitkomst. Bij aankomst op de locatie zijn gasten soms moe en niet enthousiast, wees daar op voorbereid. En wees u ervan bewust dat deze gasten veelal een onzekere periode achter de rug hebben. Ze hebben veel meegemaakt in hun land van herkomst en/of tijdens de reis. Sommigen zijn getraumatiseerd. Daarna volgde veelal een lange periode van onzekerheid over de afloop van de asielprocedure, in combinatie met vaak verhuizen van de ene naar de andere (nood)opvanglocatie.

Stel hierover liever géén vragen. Laat het aan de gast over of hij/zij hierover wil vertellen. Mensen zijn soms (nog) niet in staat het erover te hebben. Daarnaast willen we voorkómen dat gasten het gevoel krijgen dat ze nogmaals moeten verantwoorden waarom ze hier zijn, nadat de overheid ze een verblijfsstatus heeft toegekend.

Tip: wij Nederlanders hebben we een vrij directe manier van communiceren, die niet altijd plezierig overkomt bij mensen uit andere culturen. Het is goed ons dat te realiseren.

Registratie

Voor een goede registratie van uw gasten vragen we u een kopie te maken van het verblijfsdocument (W-document of ID-kaart) en dit te sturen naar welkom@actie-onderdak.nl. In verband met de geldende privacywetgeving (zie ook hieronder) dient u de foto of kopie daarna weer te verwijderen van uw telefoon of computer.

Privacy en geheimhouding

Persoonsgegevens van gasten zijn vertrouwelijk! Het is belangrijk dat alle vrijwilligers dat weten. Want ook het opvangen en begeleiden van vreemdelingen valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarom mag niemand persoonsgegevens van een gast aan derden geven, tenzij de gast daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Ook voor het maken & verspreiden van foto’s moet u toestemming hebben.

Uitzondering: u mag wel gegevens verstrekken als dat nodig is bij acute (medische) nood.

Los van de wet willen we de privacy van gasten natuurlijk respecteren en waarborgen. Ook met gegevens en informatie van INLIA, haar vrijwilligers en haar medewerkers dient u vertrouwelijk om te gaan.

Onaangekondigd bezoek/media

Onaangekondigd bezoek mag niet zomaar naar binnen. Gasten moeten bezoek tevoren hebben aangemeld. Komt er iemand onaangekondigd, bevestig dan ook niet of een bepaalde gast bij u verblijft. Dit valt onder de vertrouwelijkheid. En: het kan zijn dat bezoek ongewenst is. Om deze redenen verstrekken we anderen nooit informatie over wie er bij ons verblijven.

Pers en media mogen ook alleen na toestemming van de gasten opnames van hen maken. Gasten hebben (soms terecht) de angst dat herkenbare beelden via (sociale) media terechtkomen in hun land van herkomst, waardoor hun familieleden daar problemen met de autoriteiten kunnen krijgen. En ze hebben ook gewoon recht op hun privacy.

Bezoek aan familie of vrienden

Het is op zich toegestaan dat gasten de opvanglocatie een of meerdere dagen/nachten verlaten om vrienden of familie elders in Nederland te bezoeken. Gasten vragen hiervoor toestemming. Gasten mogen echter niet langer dan 7 dagen wegblijven, tenzij hierover in overleg andere afspraken worden gemaakt.

Wanneer een gast voor een of meerdere dagen vertrekt, wordt voor vertrek de naam en het telefoonnummer van de gast en tevens de naam, het telefoonnummer en het adres van degene die bezocht gaat worden opgeschreven. Deze informatie wordt, samen met de datum waarop de gast vertrekt en de datum waarop de gast terugkomt, doorgegeven aan de helpdesk.

Afwezigheid

Mocht een gast langere tijd afwezig zijn, niet meer bereikbaar zijn of uw locatie lijkt te hebben verlaten, neem dan contact op met de helpdesk van INLIA. Het is van belang dat er contact blijft, want anders zullen de voorzieningen door het COA worden beëindigd, wat bijvoorbeeld ook betekent dat de statushouder geen aanbod voor een sociale huurwoning meer zal ontvangen en dan zelf naar permanente huisvesting op zoek moet.