Omgang met gasten

Methodiek
INLIA heeft een methodiek ontwikkeld om de opvang soepel te laten verlopen. Deze methodiek is gebaseerd op het principe van gastheerschap en gast - in veel andere culturen ook een bekend en doorleefd begrip.

Centraal hierin staat dat u gastheer/gastvrouw bent en dat de statushouders die u ontvangt uw gasten zijn. Een gastheer verwelkomt zijn gasten respectvol, vriendelijk en aandachtig. U benoemt nadrukkelijk dat de gast erop mag vertrouwen dat u zich een goede gastheer toont en er andersom op vertrouwt dat uw gast zich als een goede gast gedraagt. Daarbij benoemt u dat andere gasten ook uw gasten zijn. Deze aanpak geeft mensen een eigen verantwoordelijkheid als gast en maakt dat u samen de verantwoordelijkheid deelt voor de (sfeer in de) opvang. Gasten waarderen deze aanpak zeer.

Het is onze ervaring dat deze methodiek helpt een goede sfeer te creëren en incidenten te voorkomen of beheersen. Respect, vertrouwen en gedeelde verantwoordelijkheid bepalen de omgangsvormen.  Er is bewust geen beveiliging aanwezig; dat past niet binnen de verhouding tussen gastheer en gast.  Juist in die relatie ligt de veiligheid. 

Heet mensen dus hartelijk welkom, heb oprechte aandacht voor hen en leg uit dat u gastheer/gastvrouw bent en zij gasten. Bespreek pas daarna de huisregels, op een  respectvolle toon. 

Een voorbeeld van een set huisregels die u aan uw gasten kunt voorleggen en voor akkoord laten ondertekenen, kunt u hier downloaden (bijlage 3). Worden de huisregels overtreden, maak dan samen met het coördinatieteam een belangenafweging over de wijze waarop u toeziet op de naleving ervan. Soms volstaat een waarschuwing; weeg altijd de aard en ernst van de overtreding mee. Neem bij twijfel gerust contact op met de helpdesk.

Taal & communicatie
Bij gasten die geen (of gebrekkig) Nederlands of Engels spreken brengen apps zoals Google Translate uitkomst.

Houd er rekening mee dat gasten bij aankomst soms moe of terughoudend kunnen zijn. Wees u ervan bewust dat zij veelal een lange periode van onzekerheid achter de rug hebben. Ze hebben ingrijpende gebeurtenissen meegemaakt in het land van herkomst en tijdens de reis; sommigen zijn getraumatiseerd. Daarop volgde vaak een langdurige asielprocedure en frequente verhuizingen tussen verschillende (nood)opvanglocaties.

Stel hierover liever géén vragen. Laat het aan de gast over of hij of zij hierover wil vertellen. Veel mensen zijn er (nog) niet aan toe om hun verhaal te delen. Bovendien willen we voorkomen dat gasten het gevoel krijgen dat ze zich opnieuw moeten verantwoorden over hun aanwezigheid, terwijl de overheid hun al een verblijfsstatus heeft toegekend.

Tip: Nederlanders communiceren vaak direct. In andere culturen kan dit onbedoeld als bot of onbeleefd worden ervaren. Houd hier rekening mee in het contact.

Registratie
Voor een goede registratie van uw gasten vragen we u een kopie te maken van het verblijfsdocument (W-document of ID-kaart) en dit te sturen naar welkom@actie-onderdak.nl. In verband met de geldende privacywetgeving (zie ook hieronder) dient u de foto of kopie daarna weer te verwijderen van uw telefoon of computer.

Privacy en geheimhouding
Persoonsgegevens van gasten zijn strikt vertrouwelijk. Het is belangrijk dat alle vrijwilligers dat weten. Ook de opvang en begeleiding van vreemdelingen en statushouders valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens mogen nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de gast aan deden worden verstrekt. Dit geldt eveneens voor het maken en verspreiden van foto’s of video's. Ga daarnaast altijd vertrouwelijk om met gegevens en beleidsinformatie van INLIA, haar vrijwilligers en haar medewerkers.

Uitzondering: bij acute (medische) noodsituaties mogen noodzakelijke gegevens direct aan hulpdiensten worden doorgegeven.

Los van de wet willen we de privacy van gasten natuurlijk respecteren en waarborgen. Daarbij geldt de algemene regel dat vrijwilligers nooit zomaar privéruimtes (slaapvertrekken) van gasten binnengaan. Een vrijwilliger mag zich niet alleen met een gast in de persoonlijke leefruimte bevinden (het zgn. ‘vier ogen’-principe). Mocht het nodig zijn die ruimte toch binnen te gaan, bijvoorbeeld voor periodieke inspectie op veiligheid en hygiëne, dan gebeurt dat met twee vrijwilligers (zie ook de pagina Veiligheid & Hygiëne).

Onaangekondigd bezoek/media
Onaangekondigd bezoek wordt niet toegelaten; gasten dienen bezoek vooraf aan te melden. Meldt zich toch een onbekende bezoeker, bevestig dan nooit of de betreffende persoon op de locatie verblijft. Bezoek kan ongewenst of onveilig zijn voor de gast.

Pers en media mogen uitsluitend na uitdrukkelijke toestemming van de gast opnames maken. Veel gasten vrezen, vaak terecht, dat herkenbare beelden via (sociale) media bekend worden in het land van herkomst, wat familieleden ter plekke in gevaar kan brengen. Bovendien heeft iedere gast recht op persoonlijke levenssfeer.

Bezoek aan familie of vrienden
Gasten mogen de locatie tijdelijk verlaten om familie of vrienden elders in Nederland te bezoeken. Wel gelden hiervoor de volgende afspraken:

• Aanmelding vooraf: De gast stemt de afwezigheid van tevoren af met de leiding. Vóór vertrek worden de naam en het telefoonnummer van de gast genoteerd, evenals het adres en telefoonnummer van het verblijfadres, de vertrekdatum en de verwachte terugkeerdatum. Deze gegevens worden doorgegeven aan INLIA.
• Maximale duur: Een verblijf elders duurt in beginsel maximaal 7 dagen, tenzij in overleg met INLIA vooraf andere afspraken zijn gemaakt. Dit ook in verband met de meldplicht bij het COA.
• Buitenland: Een kort bezoek aan familie of vrienden in het buitenland is alleen mogelijk met een vluchtelingenpaspoort of een vreemdelingenpaspoort. Dit document is aan te vragen bij de gemeente. Een verblijfsvergunning is geen reisdocument.

Mocht een gast zonder bericht vertrekken, zich niet melden of onbereikbaar zijn, neem dan direct contact op met de helpdesk van INLIA.