Omgang met gasten

 

Methodiek

INLIA heeft een methodiek ontwikkeld om de opvang soepel te laten verlopen. Deze methodiek is gebaseerd op het principe van gastheerschap en gast - in veel andere culturen ook een bekend en doorleefd begrip.

Centraal hierin staat dat u gastheer/gastvrouw bent en dat de asielzoekers die u ontvangt uw gasten zijn. Een gastheer verwelkomt zijn gasten respectvol, vriendelijk en aandachtig. Dit zet de toon: u toont zich een goede gastheer en mag er daarmee op vertrouwen dat uw gast zich als goede gast gedraagt. Ook ten opzichte van andere gasten. Dit geeft mensen een eigen verantwoordelijkheid als gast en maakt dat u samen de verantwoordelijkheid deelt voor de (sfeer in de) opvang. Gasten waarderen deze aanpak zeer.

Het is onze ervaring dat deze methodiek helpt een goede sfeer te creëren en incidenten te voorkomen of beheersen. Respect, vertrouwen en gedeelde verantwoordelijkheid reguleren de omgangsvormen.  Er is bewust geen beveiliging, dat past niet in de relatie gastheer – gast. En in die relatie ligt de veiligheid. 

Heet mensen dus hartelijk welkom, heb aandacht voor hen, licht toe dat u gastheer bent en zij gasten. Leg pas daarna de huisregels uit – op respectvolle toon. Handhaaf gezamenlijk waar nodig.

Ter inspiratie: een voorbeeld van een set huisregels die u aan uw gasten kunt voorleggen en voor akkoord laten ondertekenen, kunt u hier downloaden.

Taal & communicatie

Bij gasten die geen (of gebrekkig) Nederlands of Engels spreken brengen apps zoals Google Translate of SayHi uitkomst. Bij aankomst zijn gasten soms moe en niet enthousiast, wees daar op voorbereid. En wees ervan bewust dat deze gasten uit een heel onzekere situatie komen qua opvang en dat ze veel hebben meegemaakt in hun land van herkomst of tijdens de reis. Sommigen zijn getraumatiseerd.
Stel hierover liever géén vragen. Laat het aan de gast over of hij/zij hierover wil vertellen. Mensen zijn soms (nog) niet in staat het erover te hebben. Daarnaast willen we voorkómen dat gasten het gevoel krijgen dat ze moeten verantwoorden waarom ze hier zijn.

Tip: in Nederland hebben we een vrij directe manier van communiceren, die niet altijd plezierig overkomt bij mensen uit andere culturen. Het is goed ons dat te realiseren.

Registratie

Het is belangrijk goed vast te leggen welke gasten op uw opvanglocatie verblijven. Wij vragen u daarom de persoonsgegevens van de gasten bij aankomst goed te registreren. De werkwijze hiervoor is als volgt:

Geheimhouding

Het opvangen en begeleiden van asielzoekers valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op grond hiervan dient iedereen vertrouwelijk om te gaan met de persoonsgegevens van alle betrokken gasten. Dit betekent dat u in principe geen persoonsgegevens van een gast aan derden mag verstrekken zonder nadrukkelijke toestemming van de betrokken gast, tenzij dit noodzakelijk is voor acute (medische) noodhulp. Ook voor bijvoorbeeld het maken van foto’s heeft u toestemming nodig van de betrokkenen gast(en). In zijn algemeenheid is het van belang om de privacy van de gasten te allen tijde te respecteren en waarborgen. Ook met gegevens en informatie van INLIA, haar vrijwilligers en haar medewerkers dient vertrouwelijk om gegaan te worden.

Onaangekondigd bezoek/media

Indien er onaangekondigd bezoek langskomt, mag dat bezoek zonder toestemming niet zomaar naar binnen – er wordt altijd eerst om legitimatie gevraagd.
Wij verstrekken derden geen informatie over wie bij ons verblijven. Ook niet als iemand daarnaar vraagt, die naar een gast op zoek is. Het kan namelijk zijn dat iemand gezocht wordt. Mocht een bezoeker een gast zoeken of mocht er iemand bellen en vragen of een bepaalde gast bij u verblijft, geef hier dan géén antwoord op.

Als een persfotograaf opnames van gasten wil maken, kan dat uiteraard alleen na voorafgaande toestemming van de desbetreffende gasten. Zij hebben (soms terecht) de angst dat herkenbare beelden via (sociale) media terechtkomen in hun land van herkomst, waardoor hun familieleden daar problemen met de autoriteiten kunnen krijgen. Verder hebben zij ook gewoon recht op hun privacy.

Bezoek aan familie of vrienden

Het is op zich toegestaan dat gasten de opvanglocatie een of meerdere dagen/nachten verlaten om vrienden of familie te bezoeken. Gasten vragen hiervoor toestemming. Gasten mogen echter niet langer dan 7 dagen wegblijven, tenzij hierover in overleg met INLIA andere afspraken worden gemaakt.

Wanneer een gast voor een of meerdere dagen vertrekt, wordt voor vertrek de naam en het telefoonnummer van de gast en tevens de naam, het telefoonnummer en het adres van degene die bezocht gaat worden opgeschreven. Deze informatie wordt, samen met de datum waarop de gast vertrekt en de datum waarop de gast terugkomt, doorgegeven aan INLIA.

Alleen in overleg met INLIA is het eventueel mogelijk dat een gast langer dan 7 dagen afwezig is. In zo’n geval mogen gasten met toestemming van INLIA extern verblijven. Bijvoorbeeld bij familie of vrienden. Wanneer dit het geval is, geeft de gast zijn verblijfadres en zijn eigen mobiele telefoonnummer door en de contactgegevens van de persoon bij wie hij verblijft. Er wordt een wekelijkse telefonische meldplicht afgesproken (op een vaste dag en vast tijdstip). Daarnaast moet de gast te allen tijde bereikbaar zijn en in staat zijn meteen terug te keren naar zijn officiële verblijfplek, voor het geval de IND bijvoorbeeld de gast heeft uitgenodigd voor een afspraak in Ter Apel (gehoor).

Mocht een gast met toestemming van INLIA langere tijd afwezig zijn, dan kan het zijn dat op een gegeven moment ervoor wordt gekozen de plek van deze persoon aan iemand anders te geven. In dit geval neemt INLIA hierover contact met u op om dit verder te bespreken. 
Mocht een gast afwezig zijn en zich niet meer bij u melden/niet bereikbaar zijn of uw locatie hebben verlaten, neem dan contact op met de helpdesk van INLIA. 

 

Copyright INLIA.nl 2026