Informeren en betrekken
Omwonenden informeren
Het is belangrijk om de omgeving van uw locatie te informeren dat u asielzoekers in nood gaat opvangen. Een voorbeeldbrief kunt u hier downloaden (bijlage 1).
We noemen hier alvast belangrijke elementen:
- De reden waarom u dit doet (bijdragen aan menswaardige opvang van mensen die nergens anders terecht kunnen – een daad van barmhartigheid)
- De omvang van de groep (ongeveer) & de tijdelijkheid van de opvang
- Contactgegevens waar de omgeving terecht kan met vragen of problemen
Goed om te weten: op de 70 kerkelijke locaties waar tot nu toe crisisopvang is verleend, zijn er mede dankzij deze aanpak géén issues geweest met omwonenden.
Autoriteiten informeren
Het is van belang de burgemeester in te lichten; als verantwoordelijke voor openbare orde en veiligheid. Overigens is het opvanginitiatief landelijk besproken met de minister en zal het ministerie burgemeesters en gemeentebesturen hierover informeren. Uw melding komt dus niet uit de lucht vallen. Een voorbeeldbrief om aan de burgemeester van uw gemeente te sturen kunt u hier downloaden (bijlage 2).
Via de burgemeester worden politie en brandweer ingelicht. U kunt ook zelf contact opnemen met de wijkagent, als die er in uw omgeving is.
Vrijwilligers mobiliseren
Vrijwilligers ondersteunen de gasten die u opvangt. Ze verwelkomen de mensen en helpen hen wegwijs te maken, organiseren activiteiten, bieden een luisterend oor, helpen met vervoer en zijn bereikbaar in geval van nood. Hoeveel vrijwilligers u nodig heeft en of ze ook ’s nachts aanwezig moeten zijn, is afhankelijk van: het aantal mensen dat u opvangt, de samenstelling van deze groep en de locatie zelf. INLIA kan hierin adviseren.
Er zijn locaties waar 24/7 minimaal twee vrijwilligers aanwezig zijn, maar ook locaties, zoals een pastoriewoning, waar alleen overdag en op sommige avonden vrijwilligers zijn, terwijl er ‘s nachts iemand bereikbaar is in geval van nood. Vrijwilligers kunnen tal van verschillende zaken voor rekening nemen, van een spelletje spelen en een praatje maken tot het organiseren van uitjes of vervoer naar school. We adviseren een vrijwilligersrooster te maken.
Tips van kerken die ervaring hebben met het bieden van crisisopvang
Organisatie
Om de verschillende zaken die georganiseerd moeten worden te verdelen onder de betrokken vrijwilligers heeft een van de locaties die al opvang heeft geboden gewerkt met kernteams en subteams. Zij hebben gekozen voor de structuur van een kernteam met taak-coördinatoren (portefeuilles) en daaronder verschillende subteams die als werkgroepen een bepaald thema oppakten. De teams werden bemenst door vrijwilligers en aangestuurd door de kernteamleden. Op deze manier hielden zij als kerngroep overzicht over het geheel en door de portefeuilles verdeelden ze de werklast onderling.
Werving vrijwilligers
Een van de locaties is voor de werving van vrijwilligers gestart met een WhatsApp-groep waar mensen zich via een aanmeldlink en QR-code voor konden aanmelden. Deze link en code hebben zij verspreid onder de gemeente (bijv. op de beamer tijdens de diensten en via de Scipio-app) en de QR stond ook op de brief aan de buurt. Zo werden in korte tijd veel mensen lid van hun vrijwilligersgroep.
Communicatie
Zorg dat er goede communicatie is, niet alleen tussen de gasten en betrokken vrijwilligers maar ook tussen de vrijwilligers onderling. Zorg bijvoorbeeld dat vrijwilligers elkaars contactgegevens hebben. En dat er afspraken worden gemaakt over wie zij, naast INLIA, kunnen bereiken in geval van nood. Daarnaast is het verstandig om te werken met een logboek en overdracht op locatie, zodat vrijwilligers die elkaar aflossen weten of er zaken zijn die zij moeten oppakken of in de gaten moeten houden.